Składanie wniosku

• Dane teleadresowe partnerów z Polski i Niemiec (ew. kraju trzeciego);
• Dane spotkania: data, miejsce, liczba uczestników z Polski i Niemiec (i ewentualnie z kraju trzeciego);
• Opis spotkania:
  • Co zamierzają Państwo osiągnąć poprzez realizację spotkania: dla Państwa szkoły lub organizacji? Dla młodzieży?
  • Jakie metody i środki (np. szczególne punkty programu bądź formy pracy, wykorzystanie referentów lub mediów) zamierzają Państwo zastosować dla osiągniecia zaplanowanych celów?
  • W jaki sposób młodzież współuczestniczy w przygotowaniu i realizacji programu?
• Program spotkania z rozbiciem na poszczególne dni i pory dnia;
• Plan finansowania: suma wydatków bez szczegółów, źródła finansowania i wnioskowana dotacja PNWM;
• Konto bankowe i ewentualnie potwierdzenie osobowości prawnej (nie dotyczy szkół i jednostek samorządu terytorialnego).

Jeśli składają Państwo wniosek do polskiej jednostki centralnej PNWM, wniosek powinien być wypełniony w języku polskim. Jeśli w ramach tego samego wniosku niemiecki partner ubiega się o dofinansowanie we właściwej mu niemieckiej jednostce centralnej, powinien złożyć do niej opis także w wersji niemieckojęzycznej. Jeżeli wniosek obu partnerów opracowuje bezpośrednio biuro PNWM w Warszawie lub Poczdamie, wniosek można złożyć w języku polskim lub niemieckim.

Więcej na temat, kto opracowuje Państwa wniosek znajdą Państwo pod „Dokąd wysłać wniosek?”.

• Wnioski należy składać wyłącznie przez portal OASE. Niniejszy krótki film ułatwi pierwsze kroki w portalu OASE.
• PNWM przyznaje gospodarzom projektu dofinansowanie kosztów programu dla obu grup, a gościom – kosztów podróży grupie przyjezdnej. Dotacje przyznajemy w formie stawek dofinansowania. Szczegółowe informacje na temat dofinansowania uczestników z kraju trzeciego znajdą Państwo na stronie „Projekty trójstronne”.
• Wniosek partnerzy projektowi powinni złożyć wspólnie (więcej poniżej).
• Do wniosku muszą zostać dosłane potwierdzenia (tzn. podpisy pod wnioskiem) obu partnerów (więcej pod „Potwierdzenie gospodarza i gościa we wniosku – podpisy pod wnioskiem”) w ciągu 1 miesiąca od daty złożenia wniosku. Jeżeli podpisy wpłyną w terminie późniejszym, wniosek zostanie odrzucony z przyczyn formalnych.

Wspólny wniosek

Zalecamy składanie wniosku przez portal OASE wspólnie z partnerem (tzn. w tym samym wniosku wypełnione są dane kontaktowe obu partnerów oraz plany finansowe gospodarza i gościa). Wówczas numer wpływu OASE oraz wygenerowany automatycznie dokument „Podsumowanie danych zawartych we wniosku” jest taki sam dla obu partnerów i podpisują go obaj partnerzy.

Oddzielne wnioski

Każdy z partnerów może wypełnić w portalu OASE swój wniosek o dofinansowanie osobno. Wówczas polska osoba wnioskująca wypełnia tylko swój plan finansowy i podaje dane kontaktowe partnera w drugim kraju (bez jego finansów). W tej sytuacji, gdy partnerzy wypełnią swoje wnioski oddzielenie i w różnym czasie, każdy z nich otrzyma inny numer wpływu OASE oraz dwa różne wygenerowane automatycznie dokumenty „Podsumowanie danych zawartych we wniosku”. W tym przypadku należy zadbać, aby każda z osób wnioskujących złożyła podpis pod swoim wnioskiem, który zawiera wnioskowaną przez niego dotację i konto bankowe, oraz pod wnioskiem partnera.

UWAGA: Jeżeli partnerzy złożą wnioski oddzielnie, w dwóch różnych terminach, możliwe jest, że jedna ze stron otrzyma dofinansowanie do projektu, ponieważ został zachowany termin wpływu wniosku, natomiast druga nie otrzyma dofinansowania ze względu na niedotrzymanie terminu wpływu wniosku lub wyczerpanie środków finansowych.

Wnioski w ramach „wymiany szkolnej” składają Państwo z reguły do warszawskiego referatu wspierania, wnioski „wymiany pozaszkolnej” – do referatu poczdamskiego, jednak niektóre wnioski opracowują jednostki centralne PNWM.

Więcej na temat podziału na wymianę szkolną i pozaszkolną znajdą Państwo w zakładce „Spotkania młodzieży”. Aby dowiedzieć się, kto opracowuje Państwa wniosek, proszę skorzystać z naszej wyszukiwarki.

Jednostka centralna jest dla PNWM instytucją partnerską, która dysponuje określoną częścią budżetu PNWM i na określonym obszarze odpowiada za rozpatrywanie wniosków oraz dofinansowanie projektów wymian. I tak np. są jednostki centralne odpowiedzialne za dany kraj związkowy w Niemczech, za euroregion, za organizacje i szkoły katolickie, za grupy harcerskie itd.

Poszczególne kroki opracowania wniosku w PNWM:

• Sprawdzamy kompletność wniosku. W razie braków kontaktujemy się z Państwem i prosimy o stosowne uzupełnienia.
• Następnie wydajemy decyzję wstępną, w której znajdują się informacje o kwocie dofinansowania przyznanej na podstawie danych zawartych we wniosku oraz lista dokumentów potrzebnych do rozliczenia projektu. UWAGA: decyzję udostępniamy w portalu OASE, ale dostęp do niej jest możliwy wyłącznie poprzez link, który prześlemy Państwu mailem.

Proszę pamiętać, że jeśli składają Państwo wniosek do jednostki centralnej, należy zapoznać się z jej zasadami postępowania przy opracowywaniu wniosku. Mogą one odbiegać od tych przyjętych w PNWM.

Do wniosku lub wniosków muszą zostać dosłane potwierdzenia obu partnerów (str. 2 we wniosku). Wniosek podpisać mogą wyłącznie osoby, które z ramienia organizacji/szkoły/fundacji są do tego prawnie upoważnione.

Jeżeli wnioski zostaną złożone oddzielnie (strona finansowa gościa i gospodarza jest wypełniona w dwóch osobnych dokumentach posiadających dwa różne numery wpływu OASE), wówczas każda ze stron powinna podpisać się pod swoim wnioskiem i pod wnioskiem partnera. Jeżeli podpiszą się Państwo tylko pod wnioskiem partnera, a nie swoim, to dotacja na Państwa wniosek nie zostanie przyznana.

Przed złożeniem podpisu, należy upewnić się, czy podany we wniosku numer konta, na który ma zostać przekazana zaliczka, jest prawidłowy.

Jeśli wstępna decyzja przewiduje zaliczkę, przekażemy ją około cztery tygodnie przed rozpoczęciem projektu. Warunkiem uruchomienia przelewu jest zaakceptowanie przez Państwa przyznanego dofinansowania poprzez kliknięcie na przycisk „Akceptuję“ w portalu OASE. Pozostałą część dofinansowania określimy na podstawie Państwa rozliczenia i przekażemy po wydaniu decyzji ostatecznej.

Organizatorki i organizatorzy zobowiązani są zgłaszać istotne zmiany dotyczące projektu przed jego realizacją, aby PNWM mogła sprawdzić, czy dany projekt nadal kwalifikuje się do dotacji i na ile wpływa to na jej wysokość.

Ważne informacje to np.

• znacząca zmiana w strukturze wiekowej lub liczbie uczestników,
• nowe miejsce wymiany,
• duże zmiany w programie,
• skrócenie lub wydłużenie czy odwołanie spotkania.

Mogą Państwo zmienić termin realizacji projektu także po wydaniu decyzji wstępnej. Projekt musi się jednak odbyć w tym samym roku kalendarzowym.

W przypadku zmiany terminu prosimy poinformować o tym uprzednio PNWM bądź właściwą jednostkę centralną.

Dla uczennic i uczniów, nauczycielek i nauczycieli oraz rodziców zaangażowanych w spotkania młodzieży PNWM opracowała wzorce kilku przydatnych dokumentów (zaświadczenia, zgody na udział w wymianie, podziękowania dla rodziców). Wzory dokumentów znajdą Państwo w dziale „Pliki do pobrania“.

Są to aktywne pliki .pdf (do wypełnienia na komputerze). W celu poprawnego korzystania z formularza, należy pobrać darmowy program Adobe Reader.

Zachęcamy do ich stosowania, a ewentualne uwagi dotyczące formularzy prosimy kierować na adres: jaroslaw.brodowski@pnwm.org.