Rozwiń wszystko
Wnioskodawcy:
a) których rozliczenie opracowuje bezpośrednio biuro PNWM w Warszawie lub Poczdamie
b) których rozliczenia rozpatrują jednostki centralne pracujące w portalu OASE
od 2020 r. składają rozliczenia i wszelkie dokumenty wyłącznie online, poprzez portal OASE!
*
Jeśli rozliczają Państwo projekt za pośrednictwem jednostki centralnej, która nie pracuje w portalu OASE, mogą Państwo skorzystać z tradycyjnych formularzy dostępnych w zakładce „Pliki do pobrania”.
Każda wstępna decyzja finansowa zawiera listę dokumentów, które są Państwo zobowiązani do przedłożenia po realizacji projektu.
Z reguły jednak są to:
Dokumenty stanowiące część rozliczenia generowanego w portalu OASE, tj.:
- szczegółowe sprawozdanie sprawozdanie z przebiegu projektu;
- zrealizowany program;
- zestawienie wszystkich udokumentowanych wydatków oraz źródeł finansowania (ze wskazaniem każdego źródła i wysokości pozyskanych środków).
A także dokumenty przesyłane za pośrednictwem portalu OASE jako skany:
- zbiorcza lista uczestników (patrz „Potwierdzenie udziału w projekcie”);
- faktura za nocleg (jeżeli młodzież lub opiekunowie nocowali poza rodzinami);
- dokument księgowy poświadczający wypłatę wynagrodzenia za pośrednictwo językowe (jeśli wnioskowano o taki rodzaj dotacji);
- dokument poświadczający poniesione koszty podróży do/z miejsca projektu (przy dotacji do kosztów podróży);
- podpisane „Podsumowanie danych zawartych w rozliczeniu” (które otrzymają Państwo mailem po rozliczeniu projektu w portalu OASE).
Wszystkie dokumenty (listy uczestników, faktury, rachunki itp.) należy zbierać i przechowywać pięć lat po projekcie (do końca roku kalendarzowego) na wypadek ewentualnej kontroli PNWM.
W rozliczeniu należy przesłać skany tylko tych dokumentów, o które prosimy.
- Prosimy pamiętać, aby każdy uczestnik projektu lub – w przypadku gdy uczestnik nie ukończył 16. roku życia – jego prawny opiekun wypełnił i podpisał formularz „Indywidualne potwierdzenie udziału”.
- Na podstawie wypełnionych „Indywidualnych potwierdzeń udziału” organizatorzy projektu wypełniają formularz „Zbiorcza lista uczestników projektów”, zaznaczając w nim, gdzie przechowywane są oryginały „Potwierdzeń udziału”.
- Opiekunowie z Polski i Niemiec poświadczają „Zbiorczą listę uczestników projektu” swoimi podpisami i załączają ją do dokumentacji rozliczeniowej.
Rozliczenie należy złożyć w portalu OASE w ciągu dwóch miesięcy po zakończeniu projektu, kierując je tam, skąd otrzymali Państwo decyzję o przyznaniu dotacji (a więc do PNWM lub do odpowiedniej jednostki centralnej). Terminy składania rozliczeń do jednostek centralnych mogą odbiegać od tych przyjętych w PNWM.
Następnie kontrolujemy poprawność i kompletność dokumentacji i jeszcze raz obliczamy kwotę dofinansowania – odpowiednio do rzeczywistej liczby uczestników projektu, dni zrealizowanego programu i poniesionych kosztów.
Uwaga! W rozliczeniu nie możemy uwzględnić uczestników, dni programu i kosztów, o które Państwo nie wnioskowali przed projektem.
Po ustaleniu ostatecznej sumy dofinansowania i odjęciu od niej przelanej przed projektem zaliczki, otrzymują Państwo pozostała kwotę. W niektórych przypadkach prosimy o zwrot części wypłaconej dotacji.