Rozliczenie projektu

rozwiń wszystkie

Rozliczenie projektu

Wnioskodawcy:

a) których rozliczenie opracowuje bezpośrednio biuro PNWM w Warszawie lub Poczdamie

b) których rozliczenia rozpatrują jednostki centralne pracujące w portalu OASE

od 2020 r. składają rozliczenia i wszelkie dokumenty wyłącznie online, poprzez portal OASE!

*

Jeśli rozliczają Państwo projekt za pośrednictwem jednostki centralnej, która nie pracuje w portalu OASE, mogą Państwo skorzystać z tradycyjnych formularzy dostępnych w zakładce Pliki do pobrania”.

 

Dokumenty rozliczeniowe

Każda wstępna decyzja finansowa zawiera listę dokumentów, które są Państwo zobowiązani do przedłożenia po realizacji projektu.

Z reguły jednak są to:

Dokumenty stanowiące część rozliczenia generowanego w portalu OASE, tj.:

  • szczegółowe sprawozdanie sprawozdanie z przebiegu projektu;
  • zrealizowany program;
  • zestawienie wszystkich udokumentowanych wydatków oraz źródeł finansowania (ze wskazaniem każdego źródła i wysokości pozyskanych środków).

A także dokumenty przesyłane za pośrednictwem portalu OASE jako skany:

  • zbiorcza lista uczestników (patrz „Potwierdzenie udziału w projekcie”);
  • faktura za nocleg (jeżeli młodzież lub opiekunowie nocowali poza rodzinami);
  • dokument księgowy poświadczający wypłatę wynagrodzenia za pośrednictwo językowe (jeśli wnioskowano o taki rodzaj dotacji);
  • dokument poświadczający poniesione koszty podróży do/z miejsca projektu (przy dotacji do kosztów podróży);
  • podpisane „Podsumowanie danych zawartych w rozliczeniu” (które otrzymają Państwo mailem po rozliczeniu projektu w portalu OASE).
Zbieranie, przechowywanie i przekazywanie dokumentów

Wszystkie dokumenty (listy uczestników, faktury, rachunki itp.) należy zbierać i przechowywać pięć lat po projekcie (do końca roku kalendarzowego) na wypadek ewentualnej kontroli PNWM.

W rozliczeniu należy przesłać skany tylko tych dokumentów, o które prosimy.

Potwierdzenie udziału w projekcie
  • Prosimy pamiętać, aby każdy uczestnik projektu lub – w przypadku gdy uczestnik nie ukończył 16. roku życia – jego prawny opiekun wypełnił i podpisał formularz „Indywidualne potwierdzenie udziału”.
  • Na podstawie wypełnionych „Indywidualnych potwierdzeń udziału” organizatorzy projektu wypełniają formularz „Zbiorcza lista uczestników projektów”, zaznaczając w nim, gdzie przechowywane są oryginały „Potwierdzeń udziału”.
  • Opiekunowie z Polski i Niemiec poświadczają „Zbiorczą listę uczestników projektu” swoimi podpisami i załączają ją do dokumentacji rozliczeniowej.
Termin rozliczenia

Rozliczenie należy złożyć w portalu OASE w ciągu dwóch miesięcy po zakończeniu projektu, kierując je tam, skąd otrzymali Państwo decyzję o przyznaniu dotacji (a więc do PNWM lub do odpowiedniej jednostki centralnej). Terminy składania rozliczeń do jednostek centralnych mogą odbiegać od tych przyjętych w PNWM.

Ostateczna kwota dotacji

Następnie kontrolujemy poprawność i kompletność dokumentacji i jeszcze raz obliczamy kwotę dofinansowania – odpowiednio do rzeczywistej liczby uczestników projektu, dni zrealizowanego programu i poniesionych kosztów.

Uwaga! W rozliczeniu nie możemy uwzględnić uczestników, dni programu i kosztów, o które Państwo nie wnioskowali przed projektem.

Przelew dotacji

Po ustaleniu ostatecznej sumy dofinansowania i odjęciu od niej przelanej przed projektem zaliczki, otrzymują Państwo pozostała kwotę. W niektórych przypadkach prosimy o zwrot części wypłaconej dotacji.