Rozliczenie projektu

Każda wstępna decyzja finansowa zawiera listę dokumentów, które są Państwo zobowiązani do przedłożenia po realizacji projektu.

Z reguły są to następujące dokumenty:

stanowiące część rozliczenia generowanego w portalu OASE:

• szczegółowe sprawozdanie z przebiegu projektu;
• zrealizowany program;
• zestawienie wszystkich udokumentowanych wydatków oraz źródeł finansowania ze wskazaniem każdego źródła i wysokości pozyskanych środków (środki własne, wpłaty osób uczestniczących, wpływy od innych podmiotów, np. sponsorów oraz oczekiwana dotacja PNWM);

przesyłane za pośrednictwem portalu OASE jako skany:

• zbiorcza lista uczestników (patrz „Indywidualne potwierdzenia udziału i listy osób uczestniczących w projekcie”);
• faktura za nocleg, jeżeli młodzież lub opiekunki i opiekunowie nocowali poza rodzinami;
• dokument księgowy poświadczający wypłatę wynagrodzenia za pośrednictwo językowe, jeśli wnioskowano o taki rodzaj dotacji);
• dokument poświadczający poniesione koszty podróży do/z miejsca projektu przy dotacji do kosztów podróży;
• podpisane „Podsumowanie danych zawartych w rozliczeniu”, które otrzymają Państwo mailem po rozliczeniu projektu w portalu OASE.

Wszystkie dokumenty (indywidualne potwierdzenia udziału, zbiorcza lista osób uczestniczących, faktury, rachunki itp.) należy zbierać i przechowywać pięć lat po projekcie (do końca roku kalendarzowego) na wypadek ewentualnej kontroli PNWM.

W rozliczeniu należy przesłać skany tylko tych dokumentów, o które prosimy.

• Prosimy pamiętać, aby każda osoba uczestnicząca w projekcie (również opiekunki i opiekunowie oraz pośredniczki i pośrednicy językowi lub – w przypadku gdy osoba uczestnicząca nie ukończyła 18. roku życia – jej prawna opiekunka lub opiekun) wypełniła i podpisała formularz „Indywidualne potwierdzenie udziału”.
• Na podstawie wypełnionych „Indywidualnych potwierdzeń udziału” organizatorki i organizatorzy projektu wypełniają formularz „Zbiorcza lista uczestników projektów”, zaznaczając w nim, gdzie przechowywane są oryginały „Potwierdzeń udziału”.
• Opiekunki i opiekunowie z Polski i Niemiec poświadczają „Zbiorczą listę uczestników projektu” swoimi podpisami i załączają ją do dokumentacji rozliczeniowej.
• Ostateczna wysokość dotacji zostanie ustalona na podstawie listy osób uczestniczących w spotkaniu. Prosimy korzystać z formularzy PNWM oraz zwrócić szczególną uwagę na ich staranne i kompletne wypełnianie, np. pamiętać o wpisaniu wieku osób uczestniczących i faktycznej liczby dni obecności poszczególnych osób na projekcie (np. skrócony pobyt przez chorobę lub późniejszy przyjazd/wcześniejszy odjazd).
• Listy osób uczestniczących ułatwiają rozliczenie, ponieważ zwykle nie wymagamy przedłożenia kompletnej dokumentacji księgowej. Dokumentacja rozliczeniowa wraz z indywidualnymi „Potwierdzeniami udziału” osób uczestniczących musi być przechowywana przez osobę odbierającą dotacji przez pięć lat, zgodnie z prawem PNWM do kontroli projektów i wydatkowania środków. Prosimy pamiętać, że podawanie fałszywych informacji na listach prowadzi do wykluczenia z dotacji i może skutkować powstaniem odpowiedzialności karnej.

Rozliczając projekt kontrolujemy poprawność i kompletność dokumentacji i jeszcze raz obliczamy kwotę dofinansowania – odpowiednio do rzeczywistej liczby osób uczestniczących w projekcie, dni zrealizowanego programu i poniesionych kosztów.

UWAGA: W rozliczeniu nie możemy uwzględnić osób uczestniczących, dni programu i kosztów, o które Państwo nie wnioskowali przed projektem.

Po ustaleniu ostatecznej sumy dofinansowania i odjęciu od niej przelanej przed projektem zaliczki, otrzymują Państwo pozostała kwotę. W niektórych przypadkach prosimy o zwrot części wypłaconej dotacji.

Osoby wnioskujące, które otrzymały dotację do wymiany, są zobowiązane umieścić informację o dofinansowaniu PNWM we wszystkich mediach, w których informują o projekcie: na stronie internetowej, w mediach społecznościowych, materiałach informacyjnych, publikacjach itp. Prosimy korzystać z logo PNWM z napisem: „Dofinansowano ze środków Polsko-Niemieckiej Współpracy Młodzieży”. Odpowiednie pliki znajdą Państwo na stronie Pliki do pobrania.

Więcej informacji na temat zasad promocji projektów dotowanych przez PNWM znajdą Państwo tutaj.

Zgodnie z „Rozporządzenia Parlamentu Euro­pejs­kiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchy­lenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) każdy, kto przetwarza dane osobowe, z wyjątkiem działalności osobistej, powinien przestrzegać szeregu zasad i obowiązków. Dotyczy to np. sytuacji pobierania danych osobowych czy przekazywania stronie trzeciej. Są to m. in. następujące zasady:

• „Przetwarzanie danych osobowych musi następować w taki sposób, by za pomocą właściwych środków technicznych lub organizacyjnych zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo danych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.
• Dane osobowe muszą być przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dotyczą. Zgodnie z zasadą prawidłowości dane osobowe muszą być prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane. Dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, powinny zostać niezwłocznie usunięte lub sprostowane. Forma, w jakiej przechowywane są dane osobowe, może tylko tak długo umożliwiać identyfikację osoby, której dane dotyczą, jak długo jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Poza tym dane osobowe nie mogą być przetwarzane w sposób niezgodny z celem w jakim zostały pobrane.”