Projekty online i hybrydowe

Rozwiń wszystko

Wspieranie spotkań online i hybrydowych w czasie pandemii – UWAGA! Zmiany od 1 stycznia 2022 roku

Obecnie spotykamy się na wiele rożnych sposobów, szczególnie w Internecie. Także projekty polsko-niemieckie często przenoszone są – w całości lub częściowo – do sieci, przy czym każda z grup może je realizować w wybranym miejscu – czy to z domu, szkoły, placówki kształceniowej czy nawet z boiska – i łączyć się ze sobą w ustalonym czasie. Chcąc uwzględnić tę różnorodność, PNWM dopasowała swoją ofertę dotacji projektów.

Partnerstwa mogą powierzyć stronę merytoryczną i techniczną spotkania online lub hybrydowego doświadczonym trenerom – PNWM dofinansuje ich zaangażowanie w projekt w formie dotacji do kosztów trenera online! Ponadto możliwy jest zakup drobnego sprzętu technicznego.

Co to są hybrydowe projekty spotkaniowe?

Formaty hybrydowe łączą spotkanie na żywo ze spotkaniami online i składają się z faz synchronicznych (= jednoczesnych) oraz asynchronicznych (= z przesunięciem czasowym).

  • Albo jedna grupa spotyka się – na cały okres trwania projektu lub przez jego część – „face to face” w klasie, ośrodku młodzieżowym lub placówce kształceniowej, natomiast druga grupa bierze udział w tym samym spotkaniu za pośrednictwem Internetu (każdy ze swojego domu). Praca nad projektem między wspólnymi dwu- i trójstronnymi fazami projektu online przebiega asynchronicznie, tj. w małych grupach projektowych.
  • Bądź obie grupy spotykają się „face to face” w swoim kraju (na cały okres trwania projektu lub przez jego część) w klasie, ośrodku młodzieżowym lub placówce kształceniowej i realizują część programu wspólnie przy pomocy dowolnej platformy internetowej do wideokonferencji.
Jakie kryteria powinno spełniać spotkanie online i hybrydowe?
  • Projekt powinien obejmować minimum cztery dni programu, nie muszą one jednak następować bezpośrednio po sobie.
  • Dzień programu to co najmniej średnio 1,5 godziny dziennie programu merytorycznego dla grupy polskiej i niemieckiej.
  • Minimum 50% całego projektu powinno być realizowane online wspólnie w grupie polsko-niemieckiej (lub trójstronnej). Pozostałe 50% może być zaplanowane na pracę nad projektem w grupach narodowych – w całej grupie lub z podziałem na małe grupy.
O jakie dofinansowanie można się ubiegać?

Spotkania młodzieży online

  • Koszty programu

Obie grupy – z Polski i Niemiec – są we wniosku traktowane jak gospodarze i mogą otrzymać dofinansowanie do kosztów programu w wysokości do 15 złotych lub odpowiednio do 5 euro na dzień programu i uczestnika. UWAGA: dotacja do kosztów programu nie może przekroczyć łącznej kwoty 3000 złotych lub 1000 euro na grupę.  Każdy partner występuje o dotację dla swojej grupy. Z dofinansowania do kosztów programu można pokryć m.in. wydatki na:

  • licencje/dostęp do narzędzi lub platform internetowych umożliwiających komunikację i pracę online,
  • wynajem sprzętu,
  • materiały potrzebne do realizacji projektu,
  • wyżywienie,
  • honoraria,
  • zakup hardware/ drobnego sprzętu technicznego (np. zestawów słuchawkowych, kamer internetowych, mikrofonów).

Zakupu materiałów i hardware/ drobnego sprzętu technicznego należy dokonywać w sposób rozsądny, dopasować go do wielkości grupy, a z materiałów korzystać oszczędnie i ekonomicznie. Każdy z partnerów projektu może w ramach dotacji do kosztów programu rozliczyć koszty tego typu w wysokości do 2000 złotych lub 500 euro.

  • Pośrednik językowy

Każda z grup może otrzymać dotację do co najmniej jednego pośrednika językowego.

  • Dofinansowanie kosztów organizacyjnych i technicznych

Za dodatkowy nakład pracy związany z realizacją spotkania online każda grupa partnerska może wystąpić o dofinansowanie kosztów organizacyjnych i technicznych w wysokości 180 złotych (grupa polska) lub 60 euro (grupa niemiecka) na dzień. W rozliczeniu należy udokumentować wypłatę tej dotacji osobie lub osobom organizującym spotkanie dokumentem zgodnym z prawem podatkowym danego kraju.

  • Trener online

Zamiast dofinansowania kosztów organizacyjnych i technicznych PNWM może przyznać dofinansowanie kosztów trenera online w wysokości 960 złotych (grupa polska) lub 320 euro (grupa niemiecka) na każdy dzień programu, jeśli merytoryczną i techniczną odpowiedzialność za program przejmie trener(ka) PNWM lub inna osoba o kwalifikacjach międzykulturowych i metodycznych (i mogąca je udokumentować) albo placówka kształceniowa. W rozliczeniu należy udokumentować wypłatę tej dotacji dokumentem zgodnym z prawem podatkowym danego kraju.

WAŻNE!

Osobie, której wypłacono dofinansowanie kosztów trenera online, nie można równocześnie wypłacić dotacji dla pośrednika językowego.

W przypadku projektu hybrydowego: jeśli program merytoryczny przeprowadza placówka kształceniowa, grupa korzystająca stacjonarnie z jej oferty może – niezależnie od miejsca swojego noclegu – wystąpić o dotację do kosztów programu według stawek jak przy projektach realizowanych w placówkach kształceniowych. Dodatkowo grupa ta może zawnioskować o dofinansowanie kosztów organizacyjnych i technicznych, jednak nie o dofinansowanie kosztów dla trenera online. Dotacja dla trenera online przyznawane jest tylko wtedy, gdy grupa ubiega się o dofinansowanie do kosztów programu w oparciu o niższe stawki PNWM przewidziane dla innych rodzajów noclegu (tj. właściwe dla „zakwaterowania u rodzin” lub „zakwaterowania poza rodzinami”).

Realizacja projektów hybrydowych i stacjonarnych w czasie, w którym konieczne jest zachowanie reżimu sanitarnego, może spowodować powstanie wyższych kosztów programu oraz podróży (np. koszty zakwaterowania, większa liczba sal seminaryjnych, zakup maseczek i środków dezynfekujących, wybór innego środka lokomocji, itd.). Dlatego też PNWM przyznaje dodatkowe dofinansowanie w czasie pandemii („dodatek”), przez co zwiększona zostanie całkowita kwota dotacji kosztów programowych lub/i kosztów podróży oraz dofinansowanie do kosztów testów na koronawirusa.

BONUS: W razie potrzeby organizatorzy projektu online lub hybrydowego mogą dodatkowo złożyć wniosek 4×3 „Zostańmy w kontakcie”. W jego ramach PNWM dotuje wspólne „produkty” wymiany online skierowane do szerszej publiczności, jak np. polsko-niemieckie koncerty online z udziałem młodzieży, przedstawienia teatralne online, wirtualne wystawy.

Projekty specjalistyczne online dla animatorów wymiany młodzieży

Programy specjalistyczne w formule online dofinansowywane są w wysokości do 18 złotych lub odpowiednio do 6 euro na uczestnika na dzień. W przypadku spotkań specjalistycznych możliwe jest zawnioskowanie zarówno o dofinansowanie kosztów organizacyjnych i technicznych, jak kosztów referenta/trenera. Uwaga: dotacja do kosztów programu nie może przekroczyć łącznej kwoty 3600 złotych lub 1200 euro na grupę.

Jak złożyć wniosek?

Wnioski o dofinansowanie spotkań online i hybry-dowych prosimy składać przez portal OASE, zaznaczając jako rodzaj wymiany „projekt online”. Zasady składania wniosku na spotkanie online są podobne jak w przypadku zwykłego spotkania, przy czym nie ma podziału na gościa i gospodarza, a jedynie na grupę z Polski, grupę z Niemiec i ewentualnie z kraju trzeciego. Obaj partnerzy mogą wystąpić o dotację do kosztów programu dla swojej grupy.

Powyższe zasady są stosowane także dla spotkań przygotowawczych i podsumowujących oraz spotkań trójstronnych.

Jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia projektu?
  • zrealizowany program spotkania;
  • sprawozdanie z projektu;
  • zbiorcza lista uczestników (na podstawie indywidualnych Potwierdzeń udziału wg wzoru PNWM lub pisemnych zgłoszeń na projekt);
  • zrzuty ekranu/screeny z poszczególnych dni programu, dokumentujące liczbę uczestników;
  • tabelaryczne zestawienie wszystkich wydatków oraz źródeł finansowania;
  • dokumenty zgodne z prawem podatkowym danego kraju poświadczające wypłacenie honorariów pośrednikowi językowemu oraz trenerowi lub pomocnikowi technicznemu;
  • kopia rachunku/faktury z dowodem płatności za zakup hardware/sprzętu technicznego na potrzeby projektu (prosimy o oznaczenie go naklejką z logo PNWM i napisem „Dofinansowano ze środków PNMWM”; wzór naklejki do pobrania i samodzielnego wydruku znajduje się na stronie www.pnwm.org/logo).
Wskazówki praktyczne i scenariusze wymiany online

Dla zainteresowanych przeprowadzeniem wymiany online lub hybrydowej PNWM przygotowała materiały pomocnicze, które ułatwią zaplanowanie i realizację projektu. Są wśród nich: praktyczne wskazówki na wymianę online, lista kontrolna, konkretne propozycje scenariuszy.

 

Zasady dofinansowania kosztów odwołanych projektów w 2022 roku

Jeżeli w przypadku ostatecznego odwołania projektu stacjonarnego lub hybrydowego z powodu pandemii Covid-19, wnioskodawca realizujący projekt poniósł koszty związane z anulowaniem transportu lub zakwaterowania, środki PNWM mogą zostać wypłacone do wysokości faktycznie poniesionych i udokumentowanych kosztów. Szczegółowe informacje znajdą Państwo w zakładce Zasady dofinansowania kosztów odwołanych projektów w 2022 roku”.